Le nouveau sens du mot hybride

Publié le 7 sept. 2022

En juillet 2020, nous avons organisé l'un des premiers événements hybrides jamais enregistrés. Sur une jetée du Vieux-Port de Montréal, cinquante spectateurs socialement distants ont regardé des conférenciers, en ligne et sur scène. Le résultat a été diffusé en direct à des milliers de fondateurs de startups.

Deux ans plus tard, nous en savons beaucoup plus sur les conférences virtuelles et en personne. De plus, la portée de ces deux types de conférences est radicalement différente. Pour faire simple : un événement hybride n'est pas un événement unique avec une audience en studio. Il s'agit plutôt de deux événements, imbriqués l'un dans l'autre. C'est la somme des parties, pas leur intersection. Ce n'est pas le plus petit dénominateur commun, c'est le meilleur des deux mondes.

Laissez-moi vous expliquer.

Les événements virtuels ont beaucoup à offrir, et s'ils étaient naissants avant la pandémie, ils sont rapidement devenus la norme. Voici quelques-uns de leurs avantages :

  • Les personnes présentes peuvent participer de n'importe où dans le monde.
  • Les présentations peuvent être visionnées après coup, puisque l'enregistrement est intégré à la plateforme.
  • La possibilité de superposer la transcription et la traduction (bien qu'avec l'imperfection des algorithmes) a rendu l'accessibilité plus abordable.
  • Les organisateurs ont accès aux meilleurs conférenciers et experts de la planète, quel que soit le lieu de l'événement.
  • Chacun étant à son poste de travail, de nouvelles formes d'interaction telles que des sondages, des systèmes de messagerie ou même des quiz, étaient possibles.
  • Comme les espaces virtuels peuvent être créés à la volée, les événements disposent d'un nombre illimité de salles qui peuvent être reconfigurées à l’improviste pour des réunions en petits groupes, du réseautage spatial et d'autres formats en ligne.
  • Le public détient une voix, que ce soit lors des périodes de questions-réponses ou lorsqu'il rejoignait un conférencier sur scène, bien plus que lorsque tout le monde se trouvait dans une salle.

Bien entendu, les événements physiques présentent également de nombreux avantages par rapport à leurs homologues en ligne :

  • Vous avez toute l'attention du public. Un événement virtuel est en concurrence avec tous les autres onglets du navigateur.
  • Contrairement au monde virtuel où les patrons n'hésitent pas à vous demander de « participer à une réunion rapide », l'apprentissage vital est ininterrompu, ce qui permet aux participants de s'immerger dans l'événement.
  • Les heureux hasards nécessitent le chaos d’un environnement physique. Il est trop facile de se retirer des interactions en ligne, mais le monde réel offre une myriade de facteurs forçants : faire la file pour la machine à café, se présenter à un voisin de siège que nous ne connaissons pas, entendre quelqu'un parler du même problème que vous.
  • Les humains sont des créatures sociales. L'inspiration est une expérience partagée, et rien ne remplace le fait de voir l'effet de quelque chose sur les autres.
  • Les conférenciers peuvent vraiment communiquer. Les grandes idées méritent plus qu'un rectangle, et les experts brillent lorsqu'ils se perdent dans l'instant.

Si vous deviez dessiner les deux dans un diagramme de Venn, cela pourrait ressembler à ceci :

 

Hybrid Reconsidered

 

Par contre, beaucoup trop de conférences n'offrent pas une vue d'ensemble ; elles se concentrent plutôt sur les points de chevauchement, soit les choses qui peuvent être faites pour les deux publics, simultanément. Cela signifie que les publics en personne perdent les formats qui fonctionnent bien exclusivement en personne, tels que les ateliers, le réseautage, les regroupements et les activités brise-glace ; tandis que les publics virtuels qui regardent une diffusion perdent la possibilité d'explorer le programme et les enregistrements à leur propre rythme, de se connecter numériquement et d'explorer un matériel étendu rendu possible par l'économie d'un événement en ligne.

Après avoir montré au monde entier ce qu'il est possible de faire en ligne pendant deux ans, FWD50 revient à un lieu en personne en tant que véritable événement hybride. À noter que cela signifie quelque chose de très différent aujourd'hui de ce que cela signifiait sur un quai en 2020.

En effet, cela signifie qu'il faut organiser deux conférences simultanément. Cela signifie qu’il faut les tisser ensemble quand c'est possible, mais les laisser faire chacune ce qu'elles font le mieux quand elles le peuvent. Bien que ce soit une entreprise intimidante, après des mois de planification et d'expérimentation, nous avons conclu que c'est la bonne chose à faire.

En novembre prochain, la plus importante conférence au monde sur le gouvernement numérique reviendra en personne dans le parc Lansdowne d'Ottawa. Il y aura une scène principale qui accueillera quelques-uns des plus grands innovateurs de la fonction publique sur la planète, ainsi que des activités de brise-glace créatives, des ateliers pratiques, et beaucoup d’heureux hasards pour lesquels nous sommes reconnus.

Dans quelques semaines, la principale conférence mondiale sur l'administration numérique revient également avec un événement en ligne comprenant plusieurs scènes et des conférenciers du monde entier. Il y aura du réseautage spatial, des systèmes de messagerie, un chat asynchrone pour chaque séance, un accès aux enregistrements transcrits et traduits, et bien plus encore.

Parfois, cela signifie qu'il faut faire les choses séparément. Les participants en personne accorderont toute leur attention aux orateurs de la scène principale, mais devront attendre de voir les autres scènes sous forme d'enregistrements. Les ateliers ne seront accessibles qu'aux personnes présentes physiquement dans la salle. Le réseautage spatial et les salles de réunion thématiques seront exclusivement réservés aux participants virtuels.

Cela implique parfois des dédoublements. Nos partenaires nous rejoindront physiquement sur la scène principale pour des conversations intimes, et sur des chaînes virtuelles pour discuter des dernières innovations technologiques. Nous créerons deux scènes, l'une avec des projecteurs, des rideaux et des microphones, l'autre avec des pages web, des flux vidéo et des salles de discussion.

Lorsque c'est possible, cela signifie faire les choses ensemble :

  • Le public de notre scène principale inclura non seulement les personnes assises sur les chaises de la salle, mais également des fonctionnaires depuis des centaines de villes du monde entier (grâce à notre Programme d'accès régional).
  • Les personnes présentes chez elles pourront voter en faveur d'une question soumise par une personne du public.
  • Un détenteur d'un billet en personne peut choisir de se présenter en personne pour le premier jour de l’événement, puis de rester chez lui pour regarder les séances en ligne le lendemain.
  • Enfin, les participants peuvent discuter d'une séance au fur et à mesure qu'elle se déroule grâce à un système de messagerie simple, puis participer à une conversation plus approfondie incluant les publics physique et virtuel (et peut-être même les conférenciers) après coup.

Si cela semble représenter beaucoup de travail, c'est parce que c’est bien le cas. Il serait beaucoup plus simple d'organiser un événement strictement en personne, mais nous abandonnerions les milliers de participants qui nous ont rejoints en ligne au cours des deux dernières années. Il serait tout aussi facile de rester uniquement en ligne, mais de nombreuses personnes nous ont dit que l'engagement, l'apprentissage et le pur plaisir du réseautage et de la collaboration en personne sont irremplaçables.

J'ai lu le livre d'entretiens de Siim Sikkut avec vingt des leaders numériques les plus remarquables de la planète, en préparation de notre prochain club de lecture. Ce livre regorge de conseils, mais une chose m'a vraiment frappé : l'importance fondamentale de la mise en réseau et de la communication dans le cadre de la transformation numérique. Chacune des personnes interrogées insiste sur ce point.

L'année 2022 est une période de changements d'objectifs, de scepticisme généralisé et d'utilisateurs exigeants. En tant qu'organisateurs d'une plateforme mondiale d'apprentissage, de mise en réseau et de collaboration, nous prenons notre rôle au sérieux. C'est pourquoi, cet automne, nous réunissons deux événements qui pourraient être indépendants l'un de l'autre et qui représentent la somme de leurs parties. C'est ce que mérite la transformation du gouvernement.

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